۱٫ دبیرخانه سوگواره، ارسال کننده را صاحب اثر می‌شناسد و در صورت اثبات خلاف آن، اثر مربوطه را از مسابقه حذف می‌نماید.
۲٫ برگزار کننده مجاز است که از آثار ارسالی برای انتشارات، اطلاع‌رسانی و تبلیغات و ارتقای سطح هنری هیأت‌های مذهبی استفاده نماید.
۳٫ فایل آثار منتخبِ کتاب، با کیفیت اصلی با عنوان «نذرماندگار» در اختیار هیأت‌های حسینی، جهت استفاده در طرح‌های مذهبی قرار می‌گیرد.
۴٫ ارسال اثر به منزله پذیرش مقررات سوگواره است.
۵٫ آثار ارسالی به دبیرخانه سوگواره، عودت داده نخواهند شد.
۶٫ آثار ارسالی می‌تواند واحد یا متعدد باشد. هیأت‌ها می‌توانند پوستر یا دکور سال‌های قبل خود را نیز ارسال کنند.
۷٫ برای شرکت در سوگواره می‌بایست از طریق نشانی اینترنتیposter.1542.ORG ثبت‌نام نموده و آثار خود را بارگزاری نمایید .
* نشانی: قم / صندوق‌پستی: ۱۴۳۵- ۳۷۱۹۵ به نام سوگواره هیأت. (حتما نام صندوق قید شود)
۸٫ثبت نام در سایت سوگواره برای همه شرکت کنندگان الزامی است.
۹٫ آثار باید فرمت jpg و با کیفیت ۳۰۰ dpi در اندازه A3 و درحالت چهار رنگ cmyk ارسال شود.
۱۰٫ برای شرکت در بخش تزیین جایگاه و دکور، می‌بایست موارد ذیل ارسال شود:
الف: عکس کادر بسته و با کیفیت از تمام جایگاه (روبه‌رو).
ب: عکس از موقعیت جایگاه در فضای هیأت.
دبیرخانه سوگواره انتظار دارد هیأت‌های محترم همان‌طور که در اجرای دکور هیأت تلاش قابل توجهی دارند، در ثبت هنری آن و مراحل اجرای آن نیز اهتمام جدی داشته باشند. چه بسا دکورهای فاخری که به دلیل نبود عکس با کیفیت امکان معرفی آن به سایر هیأت‌ها وجود ندارد.
ج: حداقل۱۰ عکس از مراحل اجرای طرح که گویای جنس مصالح به کار رفته در طرح باشد.
د: فایل متنی توضیحات مهم چگونگی اجرای طرح.
۱۱٫ جایزه هیأت در بخش اصلی، اختصاص به هیأتی دارد که پوستر متعلق به آن هیأت است.

•جوایز بخش اصلی
رتبۀ‌اول: دو سکه بهارآزادی، به همراه دو میلیون تومان کمک به هیأت
رتبۀ‌دوم: یک سکه بهارآزادی، به همراه یک میلیون تومان کمک به هیأت
رتبۀ‌سوم: نیم سکه بهارآزادی، به همراه پانصد هزار تومان کمک به هیأت
به همراه پنج ربع‌سکه در هر زیر بخش

•جوایز بخش‌جنبی
برگزیدۀ بخش‌دکور: یک سکه بهارآزادی، به همراه یک میلیون تومان کمک به هیأت
به همراه پنج کمک‌هزینۀ پانصد هزار تومانی به هیأت‌های برگزیده
برگزیدۀ بخش پوسترهای‌عاشورایی: یک سکه بهارآزادی

•برگزیدۀ بخش‌ویژه
دو سکه بهارآزادی